Office 365 est une suite logicielle professionnelle très pratique. Outre le fait de contenir Word, Excel, Outlook… elle donne l’accès à un espace de stockage personnel et pour toute votre organisation. Bien entendu, on peut créer des groupes, et les membres de chaque groupe ont accès aux documents du groupe. Mais est-il possible de partager des documents à d’autres personnes ?

Sharepoint

Avant toute chose, on va revenir sur quelques bases. Les éléments partagés d’Office 365 sont accessibles via trois plateformes :

  • Teams
  • Sharepoint
  • OneDrive

Teams a un peu pour vocation de servir de point de départ. C’est l’application de messagerie instantanée de la suite, mais pas seulement.

Sharepoint, c’est l’interface web. Rien à installer pour y accéder, c’est pratique. Et vous avez la possibilité de copier une URL à fournir à vos collègues.

Quant à OneDrive, c’est l’outil de synchronisation entre votre ordinateur et le cloud Microsoft.

Les options de partage sont présentes dans Sharepoint.

Comment ouvrir Sharepoint ?

À partir de Teams : allez dans Équipes, à gauche. Choisissez votre équipe (ou groupe), puis votre canal (qui s’appelle Général la plupart du temps). Là, en haut, vous avez un onglet Fichiers. Ensuite, vous avez un bouton Ouvrir dans Sharepoint.

À partir de OneDrive : ouvrez votre explorateur de fichiers. Trouvez le dossier de votre organisation, et le sous-dossier qui correspond au groupe (ou à l’équipe) qui vous intéresse. Faites un clic droit sur le dossier, et cherchez l’icône OneDrive intitulée Afficher en ligne. Et ça s’ouvre dans Sharepoint.

Les règles et possibilités

Vous pouvez choisir de partager un fichier uniquement, ou tout un dossier et donc ce qu’il contient. Faites donc bien attention à ce que vous faites, n’ouvrez pas n’importe quoi en libre accès.

Dans Sharepoint, dans la barre de menu du haut, l’un des boutons s’appelle Partager. Voilà ce qui apparaît :

Sharepoint - Options de partage

Par défaut, les membres de votre organisation qui possèdent le lien peuvent modifier le contenu, avoir les accès au dossier. Mais cette option est modifiable, il suffit de cliquer sur le bouton.

Sharepoint - Paramètres du lien

Par défaut, comme on l’a dit, seuls les membres de votre organisation ont un accès. Vous pouvez élargir à Toutes les personnes ayant le lien. Attention, c’est évidemment l’option la moins sécurisée.

Vous pouvez aussi, et c’est l’option que je vous conseillerais, limiter l’accès à Des personnes spécifiques. Il vous suffira alors de spécifier leur adresse email. Ils reçoivent alors un message avec le lien d’accès, et le tour est joué.

faites attention à la case à cocher Autoriser la modification. Si vous la lissez cochée, n’importe qui ayant l’accès pourra ajouter des documents à ce dossier, ou en effacer le contenu. En décochant cette case, vous vous assurez que les utilisateurs externes à votre organisation ne pourront avoir un accès qu’en lecture seule, en consultation uniquement.

Pour un dossier ou pour un fichier

L’explication ci-dessus est valable pour tout un dossier et son arborescence, mais le principe est exactement le même pour un seul fichier. Pour cela, cliquez sur les trois petit points qui apparaissent à droite du fichier, puis Partager. L’interface et les principes de droits et d’accès sont exactement les mêmes que pour un dossier.

Gestion des droits d’un dossier

Donner les accès à du contenu, ce n’est pas le seul point important. Il faut pouvoir gérer ces accès, les révoquer si nécessaires, ou en accorder de nouveaux. Pour cela, dans la barre de menu supérieure de Sharepoint, à droite, vous avez un bouton (i), un i dans un cercle.

Sharepoint - Gérer l'accès au dossier

En cliquant sur ce bouton, vous pourrez voir si l’accès du dossier a été étendu à d’autres personnes, et également en gérer l’accès, et donc révoquer des droits si nécessaires.

La sécurité

N’oubliez pas que la sécurité doit être au cœur de toute votre stratégie de partage. Restreignez autant que possible. Si vous devez partager avec des personnes extérieures à votre organisation, ne partagez si possible qu’un seul fichier à la fois, en lecture seule, et à une adresse email spécifique à la fois.

Et en cas de doute, demandez à votre administrateur comment vous y prendre au mieux. Il se peut, d’ailleurs, que vos droits personnels ne vous permette pas de partager du contenu. Votre administrateur pourra gérer cela à votre place.


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